Blog da Qualidade Eficaz

Quanto custa uma Gestão de Documentos não automatizada?

Muito papel

Você já parou para analisar o quanto custa a sua Gestão de Documentos não automatizada?

Mostrarei para você alguns dos motivos para quebrar a resistência à Automatização do Processo de Gestão de Documentos. Iremos analisar os custos advindos das tarefas geradas ao Analista da Qualidade e seus possíveis retrabalhos.

Geralmente este processo acaba envolvendo em média 4 pessoas diferentes, e a execução destas etapas é atribuída e realizada pelo Analista de Qualidade ou outro Profissional da Qualidade responsabilizado pela tarefa.

Processo comumente utilizado na Gestão de Documentos:

  • Elaboração;
  • Revisão;
  • Aprovação;
  • Disponibilização.

Empresas de médio porte possuem em torno de 200 Documentos, que precisam ser revisados anualmente.

Consideramos o valor/hora do Analista de Qualidade como R$ 25,00/hora (total com impostos), e que para cada documento ele leve em torno de 1 hora (estimado) com o fluxo de revisão/aprovação (desconsiderado o tempo de elaboração do conteúdo).

Não podemos deixar de mencionar os retrabalhos gerados pela reprovação dos Documentos. Para esta variável utilizaremos uma porcentagem de 25% de reprovação dos documentos, que pode variar de acordo com o documento.

Sendo assim chegamos à conclusão de:

200 documentos / 12 = em média 17 documentos revisados por mês.

R$ 25,00 x 21 horas (1 hora por documento + 4 horas retrabalho) = R$ 525,00 Mensais (com tarefas automatizáveis) 🙁

Mas por que gastar tanto? Como você pode resolver isso?

Garanto que as empresas que ainda realizam este processo manual (planilha) nunca se fizeram tal pergunta, pelo menos não até o momento.

E se eu te disser que com o 8Quali sua empresa pode automatizar tarefas como a coleta de assinaturas, substituição de Documentos, atualização da Lista Mestra, além da disponibilização de cópias controladas ou não controladas e avisos por e-mail dos prazos de cada etapa do processo?

Muitas empresas já colhem os frutos de Automatizar a sua Gestão de Documentos. Não perca esta oportunidade! 😀

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