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Falhas na comunicação inicial do Sistema de Gestão da Qualidade

falhas na comunicação

Antes da implantação do Sistema de Gestão de Qualidade em uma empresa, é importante que os líderes compartilhem as informações com os colaboradores e não cometam falhas na comunicação inicial.

A Alta Direção deve conhecer, participar e incentivar a Qualidade em todos os setores para que se estabeleça a cultura da qualidade dentro da empresa. Ela deve ser encarada como parte da estratégia da organização e refletir-se em atitudes do dia a dia.

Uma das falhas na comunicação mais comuns é quando não há troca de informações entre líderes, gestores e colaboradores logo ao início da implantação do Sistema de Gestão da Qualidade, o que resulta em menos compreensão e comprometimento em toda a equipe.

Os colaboradores precisam enxergar esse empenho por parte dos líderes, sentindo que eles também apoiam e praticam a Qualidade na empresa e buscam pela melhoria contínua dos processos.

Além disso, atitudes da direção que não incentivam o Sistema de Gestão da Qualidade na empresa resultam em mais gastos de tempo e dinheiro. Leia mais em O mau uso da Certificação de Qualidade nas empresas.

 

A importância de uma Gestão da Qualidade eficiente

 

Para satisfazer seus clientes e trazer melhorias aos seus processos internos, cada vez mais empresas estão buscando implementar ferramentas de gestão interna, como o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ).

falhas na comunicaçãoAtravés das melhores práticas, a Gestão da Qualidade quando implementada da maneira correta pode trazer inúmeros benefícios para sua empresa, como melhoria na comunicação interna, maior produtividade e satisfação dos clientes, consequentemente um aumento do desempenho financeiro.

Mas, para que essa implantação seja eficiente, muitas empresas recorrem à tecnologia para automatizar os processos, oferecer melhores produtos ou serviços ao público e obter melhores resultados.

 

 A Gestão da Qualidade com o software 8Quali

 

O 8Quali é um software para gestão que abrange as principais necessidades encontradas na Gestão da Qualidade nas empresas. O software possui as ferramentas necessárias para otimizar os processos e trazer mais resultados com menos esforço. Conheça agora algumas funções dos principais módulos:

 

Documentos

  • Defina os responsáveis e prazos para elaboração, revisão e aprovação;
  • Estabeleça as permissões de visualizações por usuários para cada documento;
  • Utilize a tarja automática de cópias controladas e fique tranquilo durante as auditorias;
  • Lista mestra atualizada automaticamente, com todos os dados exigidos pela auditoria externa;
  • Receba lembretes por e-mail sobre prazos de revisões e liberações de documentos.

 

Indicadores

  • Integração com os demais softwares utilizados pela sua empresa (ERP, CRM, entre outros);falhas na comunicação
  • Indicadores do próprio software 8Quali (reclamações, não conformidades, auditorias, etc);
  • Gráfico de Pareto para você analisar seu processo, além de vários outros para as apresentações estratégicas;
  • Compare automaticamente resultados de anos anteriores, tudo no mesmo gráfico;
  • Exporte os gráficos e tabelas de dados para utilizar em apresentações ou enviar diretamente por e-mail.

 

Não Conformidades

  • Defina responsáveis e prazos para análise de causa raiz, plano de ação e avaliação de eficácia;
  • Utilize as principais ferramentas da qualidade diretamente no software (Ishikawa, Brainstorm, 5W2H);
  • Agrupe ocorrências semelhantes em uma mesma RNC (não conformidades de produto);
  • Notificação por e-mail para cobrança de prazos do responsável de cada etapa;
  • Registre, solucione e abra RNC/planos de ação para os atendimentos ao cliente (reclamações).

 

Auditorias

  • Personalize seus checklists de acordo com suas normas e programas internos;falhas na comunicação
  • Realize as auditorias via web e/ou app (computador, smartphone, demais dispositivos móveis);
  • Abra Não Conformidade/Plano de Ação para ocorrências detectadas;
  • Cadastro ilimitado de auditores e checklists de auditoria;
  • Geração de pendências e notificações automáticas por e-mail para os auditores.

 

Fornecedores

  • Personalize os critérios de aceitação para as inspeções e avaliações de matéria-prima/insumos/serviços;
  • Assegure a continuidade de seus processos com o controle de estoque de matéria-prima/insumos;
  • Resultados das inspeções em tempo real e disponíveis para consulta (de acordo com a permissão do usuário);
  • Histórico permanente das inspeções e avaliações, auxiliando para as futuras aquisições;
  • Possibilidade de abrir Não Conformidade/Plano de Ação para o fornecedor, com notificações automáticas.

 

Gestão de Riscos

  • Defina responsáveis para descrever o plano de mitigação, contingência e aprovação;
  • Cadastre as informações fundamentais do risco e descreva a mitigação/contingência;
  • Classifique a probabilidade e impacto do risco e obtenha a sua classificação;
  • Vincule documentos cadastrados no software para a etapa de mitigação do risco;
  • Vincule as ocorrências de não conformidades na matriz de risco, para facilitar a reavaliação dos riscos.

 

Competências

  • Upload de todos os documentos do colaborador, facilitando o acesso às evidências no momento da auditoria;
  • Opção de treinamento presencial ou on-line, com opção de questionário (prova) ao participante;
  • Planos de treinamento baseados no cargo, evitando o esquecimento de treinamentos;
  • Agendamento e execução das avaliações (período de experiência e periódicas) 100% on-line;
  • Matriz de competência gerada automaticamente, com todo o histórico do colaborador.

 

Reuniões

  • Disponibilize aos participantes os materiais a serem usados, antes da reunião acontecer;falhas na comunicação
  • Solicite a confirmação de presença, com atualização automaticamente dentro da ata;
  • Possibilidade de inserir participantes extras e/ou externos no momento da reunião;
  • Registre/solucione planos de ação para ideias definidas no momento da auditoria, com acompanhamento da conclusão.

 

Para saber mais sobre o software e solicitar uma demonstração, fale com um de nossos especialistas!

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