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Controle de Documentos externos: responsabilidades e controle de prazos

De que forma você realiza o controle de documentos externos em sua empresa?

Neste post falaremos sobre a parte documental da propriedade pertencente ao cliente ou provedores externos, bem como as formas de monitoramento, também chamados de controle de documentos externos.

Diariamente grande parte das empresas recebe e/ou emite documentos considerados externos, sejam eles de clientes, fornecedores, órgãos de licenciamento e certificação, dentre outros.

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São tantas finalidades diferentes que muitas vezes torna difícil e exaustivo o processo de atualização e/ou controle de prazos e essa é uma tarefa de fundamental importância, pois envolve não somente a organização das informações, mas também responsabilidades contratuais e civis.

 

De acordo com a ISO 9001:a organização deve ter cuidado com a propriedade pertencente ao cliente ou provedores externos, enquanto estiver sob o controle da organização ou sendo usada pela organização”.

A organização deve identificar, verificar, proteger e salvaguardar a propriedade do cliente ou do provedor externo, para uso ou incorporação nos produtos e serviços”.

Essas propriedades dos clientes ou provedores externos, mencionadas pela ISO 9001, podem ser:

  • Dados (cadastrais, técnicos, propriedade intelectual)
  • Manuais de produto e/ou instalações e ferramentas (fornecedores e clientes)
  • Maquinários (temporários na empresa ou não)

Assim como o controle de documentos internos é fundamental para a execução das atividades de forma padronizada, a fim de reduzir erros de processo e retrabalhos, o controle de documentos externos é de grande importância tanto para a parametrização de requisitos de clientes e fornecedores quanto para a adequação e melhoria contínua dos sistemas de gestão da empresa.

Itens a serem considerados no Controle de Documentos Externos

  • Responsabilidades

Um fator importante relacionado aos documentos externos são as responsabilidades envolvidas com a retenção e manutenção dos mesmos.hands-1445472_1920

Documentos relacionados à órgãos de controle de SGI (ambiental, saúde e segurança, qualidade e responsabilidade social) são de extrema importância para a empresa, pois são normativas fundamentais para a operação dos processos e entrega dos produtos e serviços.

Os controles de alterações são fundamentais nestes casos, pois o não atendimento e/ou divergências desses requisitos podem impactar desde um atraso no processo como até o embargo da empresa.

Já os documentos relacionados aos clientes e fornecedores, que definirem os métodos e processos de produção e/ou entrega de produtos, são de fundamental importância para a sustentabilidade do negócio da empresa, pois permitem que a empresa esteja alinhada com as diretrizes e prioridades do cliente, bem como atualizada com as melhores práticas de utilização da matéria prima e equipamentos, nos casos de informações de fornecedores.

É de suma importância que todos esses documentos estejam salvaguardados em locais adequados e de acordo com a confidencialidade de cada um, pois envolvem desde não conformidades internas à responsabilidades civis e contratuais.

 

  • Controle de prazos 

Outro fator de grande importância é o controle de prazos relacionados a esses documentos. Da mesma forma que os internos esses documentos externos podem se tornar obsoletos, devido a novas atualizações e/ou alterações das informações de processo. Com isso, se faz necessária a comunicação com os responsáveis pela informação e também o controle dos períodos dessa verificação.upgrade-1672367_1920

Outra forma fácil de controlar essas informações é mencionar sempre esses documentos nos fluxos de processo (mapeamento de processos), pois é possível verificar exatamente os processos que são influenciados por determinado documento e, com isso, manter os envolvidos informados sobre as alterações.

 

 

 

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1 Comment

  1. leonardo

    Boa tarde ,

    sigo com uma grande duvida para cadastrar meus documentos .

    Sou novo na área estou cadastrando , porem fico perdido em quais devo controlar,

    Tenho uma acess onde coloco meu documentos externos, la eu tenho data de recebimento, atualização, elaboração, local de armazenamento, setores que usam, porem não tem o tempo que dever estar guardados para posterior descarte.

    E também tenho outro excel que faço o controle dos meus documentos internos, e não sei o que devo controlar la. Se devo colocar e em qual das duas ou nas duas devo colocar.
    Por exemplo a licença de dispensa da ETE.

    Podem me ajudar?

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